業務フローの整備の仕方と業務フロー図書き方(初級)

こんにちは。Corevice編集部です。

皆さんは普段業務フローを作るということはしていますでしょうか?業務フロー図を活用すれば、業務の整理ができるだけでなく、それをベースにお互いのコミュニケーションも円滑に進めることができたり、業務の改善をスムーズに行うことができたりします。

あまり業務フロー図を書いたことがない、初めてそういったものを知る、という方も多いかなと思います。

そこで今日は、業務フローをどうやって整備していくのか、そのために業務フロー図をどうやって作成するのかをご紹介いたします。今回は初級編ということで、覚えやすい最低限の書き方をご紹介したいと思います。

業務フロー図とは?

皆さんは業務フロー図というものを聞いたことがありますでしょうか?

シンプルに申し上げますと、「仕事のはじめから終わりまでの手順を図で説明したもの」です。

仕事は大きく見ますと、Input をもとに Output を生み出すことです。この Input から Output を生み出すための Task が仕事です。業務フロー図は、この仕事の手順を図示したものとなります。

実際の書き方とサンプル

非常に簡易的なサンプルですが、以下のような図が業務フロー図と呼ばれるものです。

実際、業務フロー図には様々な書き方があります。BPMNと呼ばれる国際規格もありますし、色んな目的に応じた色んな書き方や記号の使い方があります。

業務フロー図に用いる5つの記号

上述したBPMNなど、業務フロー図には様々な記号があります。独自なものもありますので、記号の種類は数え切れないほどあり正直覚えられませんし、むやみに記号を増やしすぎると業務の整理が難しくなります。

今回の記事では、私達が長年コンサルティング業務や業務整理を行ってきた経験からこれだけかければ十分という内容を抜粋します。

図形記号記号名役割
スイムレーンタスクを実施する部署の塊を表す記号。部署や担当者ごとに枠を作って、その中に処理の記号を記載していく。
端子記号業務の開始と終了を表す記号。
処理記号処理を表す記号。最もよく使われ、記号の中に具体的な処理内容を書く。
判断記号条件式による選択を表す記号。記号の中に条件判断する内容を書く。
流れ線記号同士を結んで、処理の流れを表す。基本は上から下への垂直方向。処理が水平方向や、下から上に向かうときは、流れの方向を明確にするため、必ず矢印を使う。

他にも様々な記号はありますが、まずはこの記号で業務を整理することさえできれば、大枠の改善は問題なく実施できるようになります。自動化プロセスを表す記号や、データの受け渡しを表す記号なども沢山ありますが、これだけで十分業務を表すことができます。

処理のフロー3パターン

記号の書き方を把握しましたら、次にどのようにそれらのタスクを並べていけばいいのかを見ていきましょう。

これも非常にシンプルで、たった3つのみのパターンで仕事の流れというものは形づくられます。複雑に見えるものも、全て分解すればこの3つのみです。

パターンイメージ名称詳細説明
順次処理プロセス最も使われるプロセスです。非常にシンプルに、前の仕事が終わったら次の仕事が行われるという処理です。
分岐プロセス条件に応じて実施する次に実施する仕事が変わるパターンの処理です。
承認プロセスなど人の判断に応じて処理を分岐する場合や、システムの処理の結果で自動的に分岐する場合などに使われます。
繰り返しプロセス営業リストなどの複数件に対して同じ処理を実施する場合パターンのプロセスです。
請求処理の全件処理など、定型的な作業を何度も繰り返すときに使われます。

こちらのパターンも、繰り返し処理を専用の記号を書いて表現する場合など、書き方は色々ありますが、それは皆様自身や皆様のチームで理解や認知の負荷が最も少ないもので記載いただければいいと思います。

最後に

今回は、業務フロー図の書き方の初級編ということで、シンプルでわかりやすい書き方をご紹介させていただきました。OpsGuide(オプスガイド)では、ドラッグ・アンド・ドロップで簡単に業務フロー図を書けるだけでなく、それを仕事のマニュアルとして、および自動化の仕組みとして使うことができます!

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