業務フロー図ベースによるKaizen(改善)の真価

こんにちは。Corevice編集部です。

現代のビジネス環境は、変化が唯一の常であり、この変化に適応する能力が企業の存続と成功の鍵を握っています。技術の進歩、特に生成AIの出現は、企業が業務プロセスをどのように管理し、最適化するかに革命をもたらしました。

こうした背景の中、「FlowOps(フローオプス)」という新しいビジネス管理の形が登場しました。本記事では、業務フロー図を中心に据えたこのアプローチがKaizen(改善)のプロセスにどのような真価をもたらすのかを探ります。

業務フロー図とは

業務フロー図は、企業の業務プロセスを視覚的に表現したものです。これは、プロセスの各ステップを明確にし、業務の流れを理解するのに役立ちます。業務フロー図で整理された業務は、どのタイミングで誰が何をすべきかを図で整理されます。

業務フロー図の使用は、プロセスの透明性を高め、チームメンバー間の共通理解を促進し、効率的なコミュニケーションを実現します。

FlowOpsの紹介

FlowOpsは、業務フロー図を全ての業務の中心に据えることで、ビジネスプロセスの管理と最適化を図るアプローチです。

このアプローチでは、業務フロー図を最新の状態に保ち、すべての変更はこのフロー図を通じて行われます。これにより、情報の一貫性が保たれ、システムやマニュアルの管理が容易になります。

FlowOpsを取り入れることにより、システムやマニュアルが陳腐化することなく、業務を迷うことがなくなります。

詳細は、以前の記事(https://www.opsguide.cloud/archives/18)をご覧ください。

Kaizenにおける業務フロー図の役割

Kaizenは、連続的な小さな改善を通じて全体の業務プロセスを最適化する日本発祥の概念です。

Kaizenとは何をするための目的で、何が必要なのでしょうか?有名なトヨタ式のKaizenにおいては、工程管理における以下の7つのムダを排除することを基本方針としています。

  1. 加工のムダ
  2. 在庫のムダ
  3. 造りすぎのムダ
  4. 手待ちのムダ
  5. 動作のムダ
  6. 運搬のムダ
  7. 不良・手直しのムダ

また、これらを実現するために「JIT(ジャスト・イン・タイム)」と呼ばれる手法も有名です。

その他に、工場の清掃や現場からのボトムアップを大切にする考え方などもありますが、Kaizenにおけるジャスト・イン・タイム方式は非常に重要な概念です。

ジャスト・イン・タイム方式によるKaizen

ジャスト・イン・タイム方式は、生産現場の各工程において「必要なものを、必要なときに、必要な分だけ」供給する仕組みです。つまり、やるべきときに必要なだけやり、ムダな在庫などを削減することで工場の生産の流れをスムーズにするという考え方です。

また、ムダを排除してボトルネックを改善していくプロセスを手法としてまとめたものになります。

ジャスト・イン・タイム方式は日本の生産性を大きく向上させて「日本の製造業は非常に優れている」と世界中に言わしめた概念で、今でも工場の生産性改善の基本とされています。

ただ、「ジャスト・イン・タイムは生産工場でのみ」と皆さん思ってないでしょうか?

もし思っていましたら、なぜそう思ってしまうのでしょうか?

何故ジャスト・イン・タイム方式は製造工場でのみと思われるのか?

ジャスト・イン・タイム方式が使える場合と使えそうにない場合の違いは何でしょうか?

ジャスト・イン・タイムの重要な概念は、「必要なものを、必要なときに、必要な分だけ生産を行う」ということです。これを実現するためには何が必要でしょうか?ざっくり上げてみますと、以下の内容かと思います。

他にも細かく言えばあるとは思いますが、「必要なものを、必要なときに、必要な分」という文言を分解すると上記の様になると思います。

上記は皆さんの業務で把握することはできてますでしょうか?把握してたら非常に優れた業務環境を構築できていると胸を張っていただいていいと思います。ほとんどの人は上記を把握することは難しい環境にいるかと思います。

ですが、もしこれらの要素を自身の業務で知ることができたら、ジャスト・イン・タイム方式で仕事ができるので、やるべきときに必要なだけ仕事をすればいいので楽になると思いませんでしょうか?常に仕事に不思議と追われているかと思いますが、必要な分だけでいいのです。

業務フロー図ベースならジャスト・イン・タイムを実現できる

製造工場、ジャスト・イン・タイムを実現できている特に整備された製造工場と、その他では何が違うのかというと、結局は「業務・仕事のプロセスが明確になっているかどうか」ということでしかありません。

業務フローが明確になっていると、以下の3つは業務フローに書かれています。

業務フロー図が書かれていると、その図に何をインプットにして何をして何をアウトプットにするべきか、それをいつのタイミングで行うべきか、インプットの量に対してどれくらいの仕事が発生するのかがわかります。

工場でも同じです。整えられた工場においては、仕事の流れが業務フロー図として工場内に張り出してあったりもします。

つまり、業務フロー図があればジャスト・イン・タイムを実現でき、ジャスト・イン・タイムによるKaizenを進めることが可能になるということです。実際にはそれがわかるだけで全てがきれいになることはないですが、業務が可視化されるだけでも効率化への道筋になります。

まとめ

「FlowOps」アプローチは、業務フロー図を中心としたビジネスプロセスの管理と最適化を提唱しています。このアプローチは、Kaizenの理念と密接に連携し、透明性の高い、効率的で、改善に焦点を当てた業務プロセスを実現します。業務フロー図ベースの改善は、企業が現代のビジネス環境の速度と変化に適応し、持続可能な成長を達成するための鍵となります。

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